当地区のガバナー事務所が前橋問屋センター会館内に固定化されてから10年が経過いたしました。

ガバナー事務局については過年度においては一時的に不安定な時期もありましたが、皆様のご協力により、現在は安定的に推移しているところであります。

引き続き、本年度も事務局員に過度な負担が生ずることのないよう、地区委員会やガバナーサイドとの調整を継続し、健全な状態を保持するとともに、事務所運営に発生する諸問題に対処してまいりたいと思います。

1. 雇用契約の相互遵守

   （1）事務局員には契約締結により下記の遵守が求められます。

   　①定時出勤・定時退勤（残業の極小化）

   　②残業・有給取得申請手続きの遵守

   　③業務日報の送信

   
   

   （2）ロータリアンサイドに求められる行動

   　① 本来ロータリアンサイドで行うべき、企画・立案・各種資料の作成などはロータリアンサイドで実施する

   　② 事務局員両名は足掛け10年以上の勤務実績があり一定の経験や知見があるので意見を聞いて参考とする

   　③ 書類の印刷等は最低でも稼働日で中１日ないと気がついた点も是正できないので余裕をもって早期に依頼する

   　④地区大会を除き休日出勤の要請はしない。
   　地区大会への出席を要請する場合も、予め休む日を特定し振替休日扱いとする

2. 「ガバナー事務所管理運営規定及びマニュアル」及び「委員会・セミナー等開催運営担当表」の活用

   2017年より「ガバナー事務所管理運営規定及びマニュアル」（P.90）が策定され今日まで安定的に運営されてまいりました。同様に、ロータリアンサイドから事務局員への業務の依頼も、後記の「委員会・セミナー等開催運営担当表」を参考にしていただき円滑に推移してまいりました。

   引き続き、相互に各種ルールの遵守を真摯に実践することにより、健全な状態を継続したいと考えております。

3. 事務局員相互間における業務ローテーションの実施

   現在の２名体制は安定的に推移しているとはいうものの、将来的にリスクがあることは自明のことだと思います。

   幸い、両名とも10年以上となっておりますので殆どの業務に精通していることとは思いますが、一方が不在となった場合に不明のため支障を来たすことのないよう、お互いに精通していない業務分野を相互に担当（ローテーション）することでオールラウンダーを目指して頂き、将来のリスクに備えてまいりたいと思います。

（※）一定期間毎、或は必要に応じて逐次事務局員との協議を行ってまいりたいと考えております。

〔2023-24年度　委員会・セミナー等開催運営担当表〕

			委員会 委員長・副委員長・委員	担当副幹事	ガバナー 代表地区幹事・会計長	ガバナー事務局
1	企画案協議		◎	◎	◎	－
2	プログラム・次第作成		◎	○	△	－
3	会場手配		◎	○	－	△ (前橋問屋センター会館のみ)
4	案内文 作成	委員会・ セミナー	◎	○	－	－
5		出欠システム 申請書	◎	○	－	－
6	案内文 配信	委員会・ セミナー	○	○	－	◎
7		出欠システム	○	○	－	◎
8	出席者名簿の作成		◎	○	－	△
9	配布資料の作成		◎	○	△	－
10	配布資料のコピー		○	○	－	◎
11	受付		◎	○	－	－
12	司会・進行		◎	○	－	－
13	議事録作成		◎	○	－	－
14	月信への掲載記事作成		◎	○	－	－
15	月信をHPへUP		○	○	－	◎

* ◎：主管として担当　○：副主管として担当　△：必要に応じサポート